Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) – Das müssen Personalberater unbedingt beachten

Ziel der EU-DSGVO ist es, den Datenschutz der Verbraucher zu stärken. Sie sollen eine größere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten erhalten und sich vor unbefugtem Gebrauch schützen können. Doch was bedeutet das konkret für die Branche der Personalberater?

„Unternehmen, die heute schon in Bezug auf das Bundesdatenschutzgesetz compliant sind, haben einen sehr überschaubaren Aufwand bei der Umsetzung der DSGVO. Dennoch gibt es wichtige Neuerungen. Ein entscheidender Unterschied liegt in der Beweislastumkehr. Das heißt, künftig sind Sie als Headhunter in der Beweispflicht, dass Sie alles richtig gemacht haben“, sagt Axel Rekemeyer, Vorstand der HR4YOU AG, einem Anbieter von Recruiting-Software.

Da fast alle Personalberater und Headhunter im Recruiting- und Vermittlungsprozess mit IT-Lösungen arbeiten, ist zunächst in der Außenwirkung – vergleichbar zur Impressumspflicht – den entsprechenden Transparenzpflichten nachzukommen.

• Der Verarbeitungszweck der personenbezogenen Daten
• Die Rechtsgrundlagen: insbesondere die Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte in Bezug auf die gespeicherten personenbezogenen Daten
• Das Widerrufsrecht oder das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
• Zur Wahrung des Beschwerderechts ist die zuständige Landesaufsichtsbehörde zu nennen.
• Unternehmen, die mit mehr als 10 Personen regelmäßig und automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, sind bereits nach deutschem Recht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Neu ist, dass dieser jetzt der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss.

Das wertvollste Kapital der Personalberater sind zweifelsohne ihre Kontakte, wichtigste Grundlage und Herzstück ihrer Arbeit ist eine umfangreiche Datenbank mit Informationen zu den Kandidaten. Doch wie ist damit künftig richtig umzugehen? „Auch heute gilt bereits, dass eine Speicherung von personenbezogenen Daten nur auf Basis der Einwilligung des Betroffenen erfolgen darf. Sollte diese nicht mehr auffindbar sein, empfehlen wir, von den betroffenen Kandidaten proaktiv vor dem 25. Mai 2018 eine erneute Einwilligung einzuholen. Wer diese nicht abgeben möchte, sollte aus der Datenbank gelöscht werden“, erklärt HR4YOU-Vorstand Axel Rekemeyer.

Auch bei der Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen von Kandidaten an die Kunden lauern rechtliche Fallstricke. „Personalberater sollten unbedingt beachten, dass sie den Verarbeitungszweck und die Weitergabe der Daten an Dritte zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses klar dokumentieren und auch dazu eine Einwilligungserklärung des Kandidaten einholen“, so Axel Rekemeyer.

Eine Herausforderung für die Headhunter dürfte auch die Pflicht darstellen, alle Kandidaten-Daten 6 Monate nach einer erfolgreichen Vermittlung zu löschen. Das betrifft nicht nur die Datenbank und die gespeicherten Unterlagen, sondern auch alle betreffenden eMails. „Hier müssen die Personalberater für eine Fristen- und Statusüberwachung sorgen und ein klares Löschkonzept für die Unterlagen erarbeiten. Dafür sind alle Mitarbeiter zu sensibilisieren. Allerdings können die standardmäßig geltenden 6 Monate auch mit einer entsprechenden Einwilligungserklärung auf 36 Monate erweitert werden. Grundsätzlich gilt, dass keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage und ohne Einwilligungserklärung verarbeitet werden dürfen“, erklärt der Vorstand der HR4YOU AG.

Moderne Recruiting-Software-Lösungen können die Personalberater bei der Einhaltung der neuen Verordnung in einigen Punkten unterstützen: Etwa bei der Einholung von Einwilligungserklärungen, der Dokumentation, bei der Fristen- und Statusüberwachung sowie beim Löschen der Daten. Für die Anpassung der rechtssicheren Texte bei Einwilligungserklärungen, AGBs und Vertragsbedingungen ist natürlich der Headhunter selbst zuständig.

Die EU-DSGVO zwingt auch Personalberater und Headhunter, ihren Datenschutzpflichten auf dem neuesten Stand nachzukommen. Wer diese nicht erfüllt, dem drohen Bußgelder in drastischer Höhe. Und die auf Abmahnungen spezialisierten Anwälte stehen bereits in den Startlöchern.

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Der „Headhunter of the Year“-Award kürt die besten Personalberatungen in Deutschland für herausragende Leistungen in fünf verschiedenen Kategorien: Candidate Experience, Executive Search, Recruiting Innovation, Best eBrand und Best Newcomer.

Ziel des Awards ist es, hohe Qualität und Professionalität von Personalberatungen zu würdigen, die Vordenker herauszustellen und Innovationen in der Personalberatungsbranche zu fördern. Mit der Gala Veranstaltung zur Verleihung der Awards hat sich Experteer zum Ziel gesetzt, eine Plattform für die Personalberaterbranche zu etablieren, die den intensiven Austausch und den Bau neuer Netzwerke ermöglicht.