Warum sollten Personalberater eine Recruiting Software nutzen?

Die Digitalisierung macht auch vor Personalberatern nicht halt. Zweifelsohne hilft der Einsatz spezieller Recruiting Software für Headhunter, die Prozesse zu vereinfachen, sinnvoller zu strukturieren und die Effizienz zu erhöhen. Wer darauf verzichtet riskiert, früher oder später vom Wettbewerb abgehängt zu werden. Doch welche Vorteile sprechen konkret für den Einsatz einer Recruiting Software und welche kritischen Erfolgsfaktoren sollte sie erfüllen?

Natürlich hat heute jeder Headhunter eine IT-Lösung im weitesten Sinne, um die Daten der Kandidaten und Aufträge in irgendeiner Form zu verwalten. Aber längst nicht alle arbeiten mit professionellen Recruiting-Lösungen. Gerade bei „Einzelkämpfern“ sind häufig noch individuell „gebastelte“ Anwendungen zu finden: Seien es simple Excel Tabellen, Outlook-Kontakte, bei denen CVs und alle sonstigen Dokumenten der Kandidaten einfach in Notizen eingebettet werden oder Adressverwaltungsprogramme, bei denen die freien Felder irgendwie für ein wenig Projektmanagement benutzt werden. Doch diese Strategie, mit hemdsärmeligen Mitteln die Investitionen in eine professionelle Lösung zu sparen, hat ihre Tücken.

Im patchworkartig zusammengestellten Datendschungel fehlt meist eine brauchbare Struktur. „Auf diese Weise ist eine einheitliche Suche so gut wie unmöglich“, sagt Christoph Meffert, Geschäftsführer der Meffert Software GmbH & Co. KG und Spezialist für Recruiting-Software. So muss der Personalberater viel Zeit in mühsame Profil-Suchen und Verwaltungsarbeit investieren, die ihm dann im Kerngeschäft fehlt. 

„Sobald mehrere Personen – ggf. von verschiedenen Standorten aus – auf dieselben Informationen zugreifen, führt kein Weg mehr an einer zentralisierten Datenhaltung vorbei. Auch wenn Routine-Aufgaben zur Bremse werden und das eigentliche Kerngeschäft blockieren, sollte dringend in automatisierte Prozesse investiert werden“, erklärt Christoph Meffert. Deswegen haben Personalberatungen mit mehreren Mitarbeitern, bei denen vernetztes Arbeiten eine wichtige Rolle spielt, meist schon eine HR-Softwarelösung im Einsatz. Doch auch kleinere Player könnten stark von einer Personalberater-Software profitieren.

Wie kann eine gute Software die Headhunter vor allem unterstützen? „Der wichtigste Pluspunkt ist die hohe Datenqualität und Aktualität einer zentralen Datenbank für alle Prozesse. Schließlich liegt in der eigenen Kunden- und Kandidatenbasis mit der entsprechenden Historie der größte Unternehmenswert der Headhunter“, sagt Christoph Meffert. So lassen sich Kandidaten und Vorgänge mit allen dazugehörigen Dokumenten schnell und sicher finden und auch Dubletten und Fehleingaben vermeiden. „Jeden Kandidaten gibt es im System nur einmal und dieser ist mit allen Informationen verknüpft, ohne dass man auf weitere externe Ordner zurückgreifen muss“, erklärt Meffert.

Auch der Abgleich zwischen Kandidaten-Profilen und Stellenbeschreibungen kann durch intelligentes Matching unterstützt werden. Zudem erlauben es semantische Suchen, gleichzeitig im eigenen Pool und in externen Quellen die besten Kandidaten zu finden. Eine gute Recruiting-Lösung sollte außerdem das manuelle Erfassen von Daten weitgehend überflüssig machen. Dank sogenannter Parsing-Technologie können Kandidaten-Daten aus Portalen oder Lebensläufen automatisch ausgelesen und gespeichert werden.

„Last but not least kann eine gute Software die meisten Standardaufgaben der Headhunter automatisch erledigen und den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Dazu zählen etwa automatisierte Eingangsbestätigungen, Einladungen zum Interview, Absagen, Prozessdokumentationen sowie die Erstellung von Reports für die Auftraggeber“, sagt der Geschäftsführer bei Meffert Software.

Eine professionelle Software hilft auch beim Datenschutz: Automatisierte Prozesse können sicherstellen, dass Kandidaten ihre datenschutzrechtlichen Genehmigungen („Opt-ins“) erteilen, ausstehende „Opt-ins“ nachgefasst und auslaufende „Opt-ins“ verlängert oder Daten gelöscht werden. Angesichts der bevorstehenden EU-DSVGO ist das eine äußerst wichtige Funktion. 

Auch lästige IT-Aufgaben lassen sich outsourcen. Die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung über das Internet etwa liegen darin, dass sich der Personalberater nicht mehr um klassische IT-Themen wie Installation, Administration, Sicherheit oder Backups kümmern muss, weil diese durch den Anbieter als „Software as a Service“ (SaaS) erledigt werden. Zudem ermöglicht die Cloud dem Personalberater und seinen Mitarbeitern, von überall – sei es im Büro, im Home Office, beim Kunden oder unterwegs –, auf die Software und alle Daten zugreifen zu können.

Im Zeitalter der digitalen Transformation sollten auch für Personalberater veraltete Lösungen wie Visitenkarten und Excel-Tabellen längst passé sein. Der Einsatz einer guten Recruiting Software hilft nicht nur, schneller die passenden Kandidaten zu finden, sondern auch den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Effizienz erheblich zu erhöhen. „Headhunter die glauben, auch künftig ohne professionelle IT auskommen zu können, riskieren, dass ihre Wettbewerber deutlich schneller passende Kandidaten präsentieren, während sie selbst noch mit zeitraubenden Verwaltungsaufgaben beschäftigt sind“, so Christoph Meffert.

Spannende Insights in aktuelle und kommende Trends der Recruiting-Branche liefert Ihnen die Leaders‘ Lounge 2018 unter dem Motto „Game Changer oder Game Over?  – Die Zukunft der Personalberatung“!

Der „Headhunter of the Year“-Award kürt die besten Personalberatungen in Deutschland für herausragende Leistungen in fünf verschiedenen Kategorien: Candidate Experience, Executive Search, Recruiting Innovation, Best eBrand und Best Newcomer.

Ziel des Awards ist es, hohe Qualität und Professionalität von Personalberatungen zu würdigen, die Vordenker herauszustellen und Innovationen in der Personalberatungsbranche zu fördern. Mit der Gala Veranstaltung zur Verleihung der Awards hat sich Experteer zum Ziel gesetzt, eine Plattform für die Personalberaterbranche zu etablieren, die den intensiven Austausch und den Bau neuer Netzwerke ermöglicht.